На какой срок выписывается путевой лист

На какой срок выписывается путевой лист

Правила использования путевых листов в 2020 году

Добрый день, уважаемый читатель.

В этой статье речь пойдет о путевом листе — документе, который в первую очередь нужен водителям коммерческих автомобилей.

Популярные вопросы, связанные с использованием путевых листов:

Рассмотрим данные вопросы поподробнее.

Путевой лист в ПДД

В ПДД 2019 года года фраза «путевой лист» употребляется лишь один раз, в пункте 2.1.1:

2.1.1. Иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им, для проверки:
.

  • в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов — документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов;

При этом «установленные случаи» в ПДД не расписаны, потому придется обратиться к другим нормативным правовым документам.

Зачем нужен путевой лист?

Путевой лист в первую очередь предназначен для бухгалтерии юридических лиц, а также для сотрудников налоговой инспекции. Именно этот первичный документ позволяет учитывать расходы на бензин и вычитать их из налогооблагаемой базы. По сути путевой лист нужен для того, чтобы уменьшить сумму уплачиваемых налогов.

Тем не менее существуют ситуации, когда путевой лист является обязательным.

Нужен ли путевой лист на легковой автомобиль?

Давайте сразу же выделим водителей, которым не нужен путевой лист:

1. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и используется им в собственных целях или передается другому физическому лицу по доверенности.

2. Если автомобиль принадлежит юридическому лицу и для этого юридического лица не имеет значения учет расходов на топливо.

Рассмотрим ситуацию на примере. Пусть автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, использующему упрощенную систему налогообложения и выбравшему в качестве налогооблагаемой базы доходы. Говоря простыми словами, налогами облагаются только доходы этого юридического лица, независимо от его расходов. В описанном примере не имеет особого смысла заниматься оформлением путевок, т.к. это приведет лишь к дополнительным затратам времени на заполнение бумаг и не принесет никакой выгоды.

При этом вместо путевого листа юридическое лицо может оформить специальную доверенность на управление автомобилем, которую водитель и будет предъявлять сотрудникам ГИБДД при проверке документов. Бланк доверенности для юридического лица будет опубликован в отдельной статье.

Также хочу обратить внимание, что в некоторых случаях заполнение путевого листа является обязательным. Перейдем к их рассмотрению.

Когда заполнение путевого листа обязательно?

Статья 6. Путевые листы

2. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Второй пункт данной статьи содержит ситуации, при которых управление транспортными средствами запрещено:

  • перевозка пассажиров и багажа;
  • перевозка грузов.

Рассмотрим понятия пассажир, багаж и груз:

1) багаж — вещи пассажира, принятые для перевозки в установленном порядке;

3) груз — материальный объект, принятый для перевозки в установленном порядке;

12) пассажир — физическое лицо, заключившее договор перевозки пассажира, или физическое лицо, в целях перевозки которого заключен договор фрахтования транспортного средства;

На сколько выдается путевка?

Ежедневное заполнение путевых листов — довольно трудоемкое занятие. Тем более для маленьких организаций, где нет отдельного диспетчера. Поэтому возникает вопрос, можно ли оформить путевку на несколько дней?

10. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Таким образом, путевой лист выдается:

  • на 1 день, если продолжительность рейса равна 1 дню или за день выполняются несколько рейсов.
  • на 1 рейс, если длительность рейса превышает 1 день.

Например, если водитель выезжает в длительный рейс по территории страны, длительность которого 2 месяца, то путевой лист оформляется только перед началом этого рейса.

Что касается организаций, автомобили которых ежедневно возвращаются на парковку, то они должны оформлять путевые листы каждый день.

Примечание. До 1 марта 2019 года путевой лист мог выдаваться на срок, не превышающий одного месяца.

Отметка медика

Все водители, работающие по найму, должны проходить обязательные предрейсовые медицинские осмотры. Отметка о прохождении такого осмотра ставится в путевой лист.

Отметка технического контролера

Если транспортное средство занимается перевозками пассажиров или грузов, то оно должно пройти предрейсовый контроль технического состояния, отметка о котором также ставится в путевку:

Как заполнить путевой лист?

В 2019 году не существует стандартной формы путевого листа. Поэтому каждая организация может разработать собственный бланк. При этом следует учесть, что существуют обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в любом путевом листе.

Штраф за отсутствие путевого листа

Ну и последний вопрос, который будет рассмотрен в данной статье, — штраф за отсутствие путевого листа. Наказание предусмотрено частью 2 статьи 12.3 КоАП и представляет собой предупреждение или штраф в размере 500 рублей.

Удачи на дорогах!

Обновлено: 10 апреля 2019

Рекомендуем также прочитать:

Здравствуйте, нужно ли оформлять путевой лист при необходимости движения с выполнением работ автомобилем не территории предприятия без выезда за КПП (на линию)? Если да, то при этом нужно ли заполнение журнала выпуска на линию и журнала тех.контроля? Ведь при оформлении путевого листа в разрешении на выезд расписывается механик, ставит свою отметку контролер по выпуску на линию, а эти отметки предполагают фиксацию записей в журналах.

И считается ли выездом на линию любое начало движения автомобиля? Ведь по логике водитель чтобы сесть за руль поехать должен быть проверен по состоянию здоровья, а автомобиль по тех.состоянию, а это «тянет» за собой оформление всех сопутствующих документов и журнальных отметок.

Здравствуйте, нужно ли оформлять путевой лист при необходимости движения с выполнением работ автомобилем не территории предприятия без выезда за КПП (на линию)? Если да, то при этом нужно ли заполнение журнала выпуска на линию и журнала тех.контроля? Ведь при оформлении путевого листа в разрешении на выезд расписывается механик, ставит свою отметку контролер по выпуску на линию, а эти отметки предполагают фиксацию записей в журналах.

Читаем Устав автотранспорта и 152-й приказ. Путевой лист выписывается в случаях перевозки пассажиров и грузов. Если, допустим, машина катается по территории между боксами для прохождения ТО, ремонта, или ещё по какой-то причине, но не занимается перевозками, то путевой лист не нужен. А предрейсовый, предсменный контроль (приказ 296) проводится перед началом рейса, смены. Т.е., осмотр будет обязательным, т.к. водитель вышел на смену с автомобилем. Но дальше идут несостыковки. Даже когда есть случай, что путевой лист не нужен, то приказ 296 заставляет эту путёвку выписать: «12. В случае, если при контроле не выявлены несоответствия требованиям. в путевом листе ставится отметка «контроль технического состояния транспортного средства пройден»; 14. Выпуск транспортного средства на линию без отметки о прохождении контроля и подписи контролера не допускается». Как видите, отметка ставится в путевом листе, и выпуск транспорта без неё невозможен.

Но факт проведения контроля фиксируется согласно п.15. «Субъект транспортной деятельности должен вести учет прохождения контроля. Журнал регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств. » Получается, что при проверке, когда будет выявлен факт отсутствия путевого листа, вас могут наказать только по статье 12.3 ч.2 за сам факт отсутствия в случаях, предусмотренных законодательством. А наказать по 12.31.1 за непроведение предсменного, предрейсового контроля не могут, т.к. он проведён, и отметка есть в журнале.

И считается ли выездом на линию любое начало движения автомобиля? Ведь по логике водитель чтобы сесть за руль поехать должен быть проверен по состоянию здоровья, а автомобиль по тех.состоянию, а это «тянет» за собой оформление всех сопутствующих документов и журнальных отметок. Тут руководствуемся приказом 15 Минтранса. Все работы до рейса входят в состав подготовительных работ, и входят в рабочее время водителя. На что «тянет» написал в соседней теме.

Здравствуйте. Я зарегистрирован как ИП ( такси), по УСН 6%, работаю сам на себя, без дополнительных работников. Слышал что я не должен проходить для путевого листа предрейсовый тех осмотр, так как фактически вам являюсь механиком в своем ип. Так ли это?

Федеральный закон от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (с изменениями и дополнениями) Глава IV. Основные требования по обеспечению безопасности дорожного движения (ст.ст. 11 — 29) Статья 20. Основные требования по обеспечению безопасности дорожного движения к юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям при осуществлении ими деятельности, связанной с эксплуатацией транспортных средств.

2. Указанные в пункте 1 настоящей статьи юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки пассажиров на основании договора перевозки или договора фрахтования и (или) грузов на основании договора перевозки (коммерческие перевозки), а также осуществляющие перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров (перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями), кроме того, обязаны:

организовывать и проводить предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;

Предрейсовый контроль проводится «для путевого листа»? Можно поподробнее?

Здравствуйте, ООО на ОСНО приобрело легковое авто в лизинг, авто на балансе лизингополучателя, ездит на нем только директор, ничего не перевозит, нужны ли путевые каждый день? Как то можно обойтись без них?

Татьяна, здравствуйте.

Если автомобиль не перевозит пассажиров и багаж, грузы, то путевой лист не является обязательным.

Путевые листы с 1 марта 2019 года – новые правила

Путевой лист грузового автомобиля с 1 марта 2019 года должен быть оформлен с изменениями, принятыми Минтрансом РФ в конце 2018 года. Они начали действовать и вступили в силу с первых дней мартовского месяца 2019 года. Изменения касаются любого транспорта, используемого для коммерческих целей.

Читать еще:  ПДД замена резины сроки

Неправильно оформленные путевые документы, их отсутствие является административным правонарушением и приводит к штрафным санкциям до 30000-100000 рублей (минимальный штраф – 500 рублей).

Данный бланк является обоснованием законности использования автомобилей, их технической исправности. Он дает право водителю, как сотруднику предприятия, управлять данным автомобилем на основании водительских прав и медицинского освидетельствования, что также отражено в путевке. Благодаря путевому листу, компания имеет полную информацию о передвижении своего транспортного средства и может четко, до рубля, просчитать свои расходы.

Это учет следующих данных:

  1. Расход бензина или дизельного топлива.
  2. Расчет амортизации автомобиля.
  3. Начисление зарплаты водителя.
  4. Пробег автомашины.
  5. Расходы разного характера на содержание машины.

Предприятия, у которых при уплате налогов учитываются расходы и доходы (упрощенка), такая деловая информация является строго обязательным.

Наличие и правильное оформление путевки имеет право проверить любой сотрудник ГИБДД.

Бланк путевого листа 2019

Предприятие может пользоваться стандартными образцами, разработанными Госкомстатом РФ или создать собственный формат, главное, чтобы все обязательные пункты были прописаны.

При корректировке формата оформления бланков обязательными стали:

  • название (Путевой лист);
  • нумерация путевки;
  • время действия;
  • данные о владельце транспорта;
  • модель и тип машины;
  • государственный номер;
  • данные одометра (километраж за время выполнения работы);
  • показатели времени и числа месяца о начале и окончании работы (отсчет по парковке);
  • информация о пред рейсовом или пред сменном техосмотре (время обязательно);
  • данные о состоянии здоровья водителя до и после рейса с подписью медработника;
  • информация о работнике, управляющем автомобилем, его подпись (ФИО полностью).

В новой редакции откорректированы пункты 3,7, 8, 9,10,11, они должны быть заполнены более подробно по новым правилам.

Важно! Маршрут движения автомобиля указывать не обязательно.

Бланк будет иметь статус официального документа только при письменном перечислении всех реквизитов, подписи главы компании и занесения информации в журнал записей учетной документации.

Правила заполнения путевого листа в 2019 году

Изменения в составлении путевки коснулись нескольких моментов:

После рейса лист передается диспетчеру, который его закрывает. Закрытые путевки хранятся в архиве 5 лет.

Понятие «парковки»

Термин «гараж» или «место постоянной стоянки» было заменено на новое понятие «парковка». Оно определяет место нахождения машины в нерабочее время и может быть не только на собственной земле компании, но и на других, организованных для этого площадках.

Ранее владелец предприятия обязан был обеспечить для своего автопарка гараж или площадку для стоянки и ремонта на своей территории. Теперь достаточно иметь парковочное место на стоянках для транспорта в помещениях, на улице, на участках дорог, предназначенных для паркования машин. Размещение автотранспорта на площадках для парковки, принадлежащих другим собственникам, может быть как платным, так и бесплатным.

В новом варианте также прописана обязанность владельцев предприятий обеспечить для своего транспорта не только парковочные места, но и должны быть созданы условия для проведения ремонтных работ.

Пред сменный технический контроль

В новом откорректированном тексте введен дополнительный термин «пред сменный техконтроль. Его проводят перед началом смены, путевка выписывается на одну смену, даже если за это время водитель сделает несколько рейсов.

Он включает проверку тормозной системы, рулевых механизмов, стеклоомывателей, фар, звукового сигнала, колес, топливного бака и других важных элементов, обеспечивающих безопасное движение. Проставляется число месяца и временные показатели его проведения.

Отмена штампов

Ранее, в путевку ставился штамп о прохождении технического контроля и печать о проведении медосмотра врачом. Иногда этого было достаточно, чтобы выпустить машину на линию, теперь эта процедура отменена.

В откорректированном варианте исключается использование штампов при проведении любых контрольных действий перед рейсом. Кроме того, уполномоченные лица ранее обязаны были завизировать результаты проверочных осмотров, оставив свой автограф и прописав ФИО полностью. Теперь для раскодировки подписи прописывают фамилию и инициалы контролирующего лица.

Сроки действия путевого листа

Сделаны корректировки и на временные сроки действия путевок. Ранее выписывался 1 путевой бланк для поездок на 30 дней и за это время осуществлялись необходимые рейсовые поездки. Водитель регулярно возвращался к месту работы, но новые путевые листы на каждую следующую поездку не выписывались.

После внесения изменений подобная ситуация стала невозможна. Теперь на рейсовые поездки во время рабочего дня выписывается путевка, которая после окончания рабочей смены заканчивается. На следующий день перед рейсовым маршрутом выписывается новый путевой лист. При поездках, длящихся несколько дней или недель, выписывается один путевой лист, который закрывается при возвращении водителя. Термин «один месяц» больше не используется, так как поездка может проходить и более длительное время.

Для грузовых автомобилей

Путевой лист для грузового автомобиля заполняется по формату № 4-С или 4-П. Срок действия путевого листа зависит от длительности рейса. Если выполнение рейсового маршрута длится более смены, то путевой бланк выписывается перед выездом на рейс на нужное количество дней.

Для легковых автомобилей

Путевой лист для легкового автомобиля заполняется по форме № 3. Чаще всего для легковушек формируется путевка на временную протяженность в одну смену, даже при том, что он возвращается на парковку несколько раз за день.

Путевой лист

Путевой лист – это основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, который выдается ежедневно водителям автотранспортных средств. С помощью путевого листа организация, владеющая автопарком, контролирует работу водителей, а также осуществляет учет расходов на ГСМ.

Кто обязан вести путевые листы

Согласно приказу Минтранса № 152 путевые листы «применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи».

Для каких целей используется путевой лист

Показания из путевого листа используются в качестве основания для начисления заработной платы водителю.

Кроме этого, путевые листы необходимы для подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы, включаемых в себестоимость продукции, работ, услуг и учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Форма путевого листа и законодательство

Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.

Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:

наименование и номер путевого листа;

сведения о сроке действия путевого листа;

сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

сведения о транспортном средстве;

сведения о водителе.

При этом самостоятельно разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

Порядок заполнения путевого листа

Рассмотрим порядок заполнения путевого листа.

Лицевая сторона путевого листа

Так как путевой лист должен отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, то бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

В первую очередь записывают номер документа.

При заполнении типографских бланков указывают их серию.

Дата совершения поездки. Для однодневных поездок это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.

Полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).

Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.

Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.

Полный номерной знак авто: цифры и буквы.

В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.

Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.

Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).

При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.

Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.

Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.

Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).

Данные механика и его подпись. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.

Ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия диспетчер пишет и дату.

записи об опоздании или повреждении транспортного средства.

Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».

Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

Раздел «Расход топлива»

Объем израсходованного бензина или газа также указывают в отдельном месте бланка путевого листа. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.

Читать еще:  Срок регистрации транспортного средства после покупки

Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ.

Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.

Оборотная сторона путевого листа

Здесь должны быть указаны следующие сведения:

маршрут транспортного средства.

номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.

места отправления и прибытия транспортного средства.

фактический километраж поездки и подпись водителя.

Разновидности путевых листов

На практике наиболее часто используют такие три вида путевых листов:

N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.

N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.

N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Журнал регистрации путевых листов ИП

Эта форма документа была утверждена приказом Министерства транспорта РФ от 30.06.2000 № 68.

Предназначена она для регистрации путевых листов водителей, работающих на индивидуального предпринимателя.

В журнале указываются:

номер и дата выдачи путевого листа;

государственный регистрационный номер ТС;

дата выезда и время возвращения транспортного средства.

Срок хранения путевых листов

Путевой лист относится к первичным документам, поэтому срок его хранения регламентируют:

Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24 (не менее 4 лет);

закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно статья 29. (не менее 5 лет);

приказ Минтранса РФ № 152, а именно пункт 18 (не менее 5 лет).

Таким образом, путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

Какие организации могут проверить путевые листы и при каких обстоятельствах

Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений.

Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения.

В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.

Путевые листы имеют право проверять следующие организации:

– трудовая инспекция проверяет путевые листы, чтобы выявить, не нарушаются ли права работника предприятия.

– сотрудники ФНС проверяет путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль.

– налоговые инспекторы проверяют путевые листы в рамках проведения выездных и камеральных проверок.

– сотрудники ГИБДД и Транснадзора проверяет путевые листы в целях обеспечения безопасности дорожного движения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Как оформить путевой лист при длительной командировке водителя на срок более месяца?

Ответ: В случае если срок командировки водителя составляет более месяца, будет правильным оформить несколько путевых листов, не превышающих период один месяц.

Предрейсовый медицинский осмотр водителя в такой ситуации производится перед направлением его в служебную командировку.

Обоснование: Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ).

Обязательные реквизиты путевого листа

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим обязательные реквизиты, составляемым при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В качестве первичных учетных документов могут применяться унифицированные первичные документы по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7, или документы по самостоятельно разработанным формам, содержащим обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Кроме того, при разработке путевых листов, чтобы избежать проблем с контролирующими органами, следует учитывать Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529 по делу N А33-12312/2013).

Согласно п. 3 Обязательных реквизитов и порядка путевой лист должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на день, — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (п. 4 Обязательных реквизитов и порядка).

Путевой лист оформляется на один день или на срок, не превышающий одного месяца, при этом не уточняется, при каких обстоятельствах путевой лист может быть оформлен на период, превышающий день (п. 10 Обязательных реквизитов и порядка).

К примеру, в Указаниях по применению и заполнению форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России N 78, обозначено, что по общему правилу путевой лист легкового автомобиля (форма N 3) действителен на один день или смену. Исключение распространяется только на ситуацию отправления водителя в командировку, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Тогда путевой лист выдается на более длительный срок.

Таким образом, считаем, что организация вправе предусмотреть в порядке оформления путевых листов любой срок, в течение которого будет действовать путевой лист, выписанный на конкретное транспортное средство и на конкретного водителя, но не более месяца.

Поскольку действующий порядок оформления путевых листов не предусматривает возможности оформить только один путевой лист на весь срок командировки, длящейся более месяца, в такой ситуации будет правильным оформить несколько путевых листов, не превышающих период один месяц.

Медицинское освидетельствование водителей

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать и проводить обязательные медицинские осмотры водителей (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон N 196-ФЗ)).

При этом под водителем понимается лицо, управляющее каким-либо транспортным средством (п. 1.2 Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090).

Видами медицинских осмотров в числе прочих являются: предсменные, предрейсовые медицинские осмотры, проводимые перед началом рабочего дня (смены, рейса) в целях выявления признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения, и послесменные, послерейсовые медицинские осмотры, проводимые по окончании рабочего дня (смены, рейса) в целях выявления признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья работников, острого профессионального заболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения (п. п. 4 и 5 ч. 2 ст. 46 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», п. 1 ст. 23 Закона N 196-ФЗ).

В путевом листе обязательно указание даты, времени проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, с заверением его штампом и подписью с указанием фамилии, имени, отчества (п. п. 7, 16 Обязательных реквизитов и порядка).

Понятие «рейс» не установлено даже на уровне отраслевого законодательства в сфере транспорта. Это позволяет водителям правомерно совершать длительные служебные поездки, подтверждаемые путевыми листами с отметкой о прохождении медосмотра только на момент получения путевого листа (начала пути) (см., например, Определение ВАС РФ от 30.06.2009 N ВАС-7619/09, Постановления Верховного Суда РФ от 05.10.2012 N 46-АД12-18, Самарского областного суда от 29.04.2013 N 4а-231/2013).

Следовательно, если водитель в период длительной командировки совершает один рейс, оформление которого невозможно одним путевым листом на весь срок командировки, достаточно отметки о прохождении медосмотра только на момент получения первого путевого листа (начала пути).

Для снижения вероятности предъявления претензий к работнику, направленному в командировку на срок более месяца на служебном транспорте, целесообразно проводить предрейсовые осмотры как в пункте отбытия в командировку, так и в пункте прибытия (если работник совершает поездку в регион, где организация имеет действующие договоры об оказании услуг по проведению медицинского осмотра) и ставить необходимые штампы о прохождении такого осмотра в путевом листе, составленном на следующий месяц.

Задать вопрос или заказать пособие можно тут

С уважением к вашему бизнесу,

Уже в продаже электронное методическое пособие «Все об уточненной налоговой декларации» автора Сушонковой Елены

Как оформлять путевые листы по новым правилам

С 1 марта 2019 г. порядок заполнения путевых листов претерпел ряд изменений. Но некоторые организации игнорируют новые правила заполнения путевых листов и продолжают оформлять их по-старому. За это налоговые органы могут исключить расходы компании на ГСМ, доначислить налог на прибыль и отказать в вычете НДС.

Сроки оформления путевых листов

Оформлять путевые листы продолжительностью более одного дня можно только тогда, когда водителя отправляют в многодневный рейс. Такой рейс может продлиться даже дольше месяца.

Как было: ранее путевые листы разрешали оформлять на любой срок в рамках месяца. Хотя и раньше Минтранс РФ рекомендовал выписывать их на каждый рейс.

Отметки о медосмотре

Как было: помимо требования заверять данные о медосмотре не только подписью, но и штампом, врач должен был вписывать свои имя и отчество полностью. Сокращение до инициалов не было разрешено.

Читать еще:  Сроки прохождения медкомиссии на предприятии

Показания одометра

Как было: допускали два способа заверить показания одометра: штамп или подпись сотрудника. Теперь подпись стала обязательна. Также одними из обязательных реквизитов были наряду с показаниями одометра на момент выезда машины со стоянки, были и показания к моменту возвращения. Хотя сейчас они уже не относятся к обязательным реквизитам, но их по-прежнему стоит вносить.

Ответственность за нарушения

Таблица 1. Штрафы за недочеты в путевых листах

В чем недочет

Кто вправе оштрафовать

Размер штрафа

на компанию

на гендиректора

на водителя

Как упростить ведение путевых листов

Что проверить еще

К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки. Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.

Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену. Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия. Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника. Также не стоит забывать сверять эти даты с другими первичными документами. Например, с накладными и датами отгрузки в них. Если инспекторами будет выявлено несоответствие, то это может привести к более детальной проверке.

Также стоит принять во внимание данные о покупке и расходе топлива. По мнению налоговиков, эти данные являются прямым основанием для подтверждения расходов на ГСМ. Поэтому важно проверить, чтобы были указаны остатки на начало и конец смены, количество купленного и израсходованного в течение дня топлива. Еще более наглядным расчет сделает указание пробега автомобиля за день. А данные о движении топлива стоит подкреплять чеками АЗС.

С 2017 г. отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса. Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию. Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс.

Поскольку путевой лист является первичным документом, без подписи он недействителен. Но кто именно должен визировать путевой лист? На текущий момент нет однозначного ответа на этот вопрос, однако судебная практика показывает, что наиболее безопасно заверять путевые листы подписями водителя и бухгалтера.

Путевой лист

Путевой лист – это основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, который выдается ежедневно водителям автотранспортных средств. С помощью путевого листа организация, владеющая автопарком, контролирует работу водителей, а также осуществляет учет расходов на ГСМ.

Кто обязан вести путевые листы

Согласно приказу Минтранса № 152 путевые листы «применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи».

Для каких целей используется путевой лист

Показания из путевого листа используются в качестве основания для начисления заработной платы водителю.

Кроме этого, путевые листы необходимы для подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы, включаемых в себестоимость продукции, работ, услуг и учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Форма путевого листа и законодательство

Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.

Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:

наименование и номер путевого листа;

сведения о сроке действия путевого листа;

сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

сведения о транспортном средстве;

сведения о водителе.

При этом самостоятельно разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

Порядок заполнения путевого листа

Рассмотрим порядок заполнения путевого листа.

Лицевая сторона путевого листа

Так как путевой лист должен отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, то бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

В первую очередь записывают номер документа.

При заполнении типографских бланков указывают их серию.

Дата совершения поездки. Для однодневных поездок это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.

Полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).

Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.

Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.

Полный номерной знак авто: цифры и буквы.

В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.

Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.

Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).

При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.

Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.

Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.

Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).

Данные механика и его подпись. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.

Ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия диспетчер пишет и дату.

записи об опоздании или повреждении транспортного средства.

Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».

Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

Раздел «Расход топлива»

Объем израсходованного бензина или газа также указывают в отдельном месте бланка путевого листа. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.

Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ.

Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.

Оборотная сторона путевого листа

Здесь должны быть указаны следующие сведения:

маршрут транспортного средства.

номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.

места отправления и прибытия транспортного средства.

фактический километраж поездки и подпись водителя.

Разновидности путевых листов

На практике наиболее часто используют такие три вида путевых листов:

N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.

N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.

N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Журнал регистрации путевых листов ИП

Эта форма документа была утверждена приказом Министерства транспорта РФ от 30.06.2000 № 68.

Предназначена она для регистрации путевых листов водителей, работающих на индивидуального предпринимателя.

В журнале указываются:

номер и дата выдачи путевого листа;

государственный регистрационный номер ТС;

дата выезда и время возвращения транспортного средства.

Срок хранения путевых листов

Путевой лист относится к первичным документам, поэтому срок его хранения регламентируют:

Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24 (не менее 4 лет);

закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно статья 29. (не менее 5 лет);

приказ Минтранса РФ № 152, а именно пункт 18 (не менее 5 лет).

Таким образом, путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

Какие организации могут проверить путевые листы и при каких обстоятельствах

Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений.

Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения.

В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.

Путевые листы имеют право проверять следующие организации:

– трудовая инспекция проверяет путевые листы, чтобы выявить, не нарушаются ли права работника предприятия.

– сотрудники ФНС проверяет путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль.

– налоговые инспекторы проверяют путевые листы в рамках проведения выездных и камеральных проверок.

– сотрудники ГИБДД и Транснадзора проверяет путевые листы в целях обеспечения безопасности дорожного движения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о